Преимущества электронного документооборота

Преимущество №1

 

Быстрый доступ к определенной категории документов

 

Первое и главное преимущество электронного документооборота – быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.

 

 

 

 

 

 

 

|Преимущество  №2

 

Всеобъемлющий контроль над документооборотом

 

Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.

 

 

 

 

 

 

 

|Преимущество №3

 

Исключение неумышленных ошибок

 

Практическое исключение из рабочего процесса так называемого «человеческого фактора». В отличие от бумажного документооборота исключаются случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах. При этом экономится огромное количество времени в масштабе предприятия при поиске нужного документа.

 

 

 

 

 

 

 

|Преимущество №4

 

Автоматизация составления отчетности движения документов среди подразделений предприятия

 

Автоматизация делопроизводства и документооборота – еще одно неоспоримое преимущество СЭД. Она позволяет автоматизировать процесс составления отчетов по оперативной, тактической и стратегической деятельности предприятия. Подразделение сможет сформировать отчет по любым объективным критериям: количество задействованных документов в обработке, количество документов в очереди к каждому сотруднику и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

|Преимущество №5

 

Общий доступ к базе данных и совместная обработка документов

 

Автоматизация документооборота дает возможность организовать только одну базу данных, в которой будут находиться все документы, необходимые для функционирования предприятия. Кроме того, это позволит работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно, что значительно сокращает временные затраты на его обработку.

 

|Преимущество  №6

 

Интеграция СЭД с корпоративными информационными системами организации

 

На многих российских предприятиях действует «лоскутная» автоматизация. Внедрение СЭД позволит объединить различные АСУП в единое целое именно на основе электронного документооборота. В настоящее время существует несколько интегрированных систем управления предприятием на основе СЭД, а значит, есть из чего выбрать.

 

Преимущество №7

 

Поиск документов в базе данных по заданным атрибутам

 

Осуществлять поиск в базе данных СЭД можно не только по конкретному документу, но и для определенных последовательностей. Параметры поиска ограничены лишь фантазией сотрудников предприятия и компетентностью обслуживающего персонала системы электронного документооборота.

 

 

 

Преимущество  №8

 

Сокращение материальных расходов предприятия

 

СЭД сокращает расходы предприятия за счет следующих шагов:
1.Автоматизация высвобождает работников, занятых непроизводительным трудом, таким как обслуживание бумажных носителей, их хранение, обработка и т. д.
2.Сокращаются издержки на приобретение расходных материалов, необходимых для бумажных документов.
3.Высвобождаются производственные площади, необходимые для хранения и обработки бумажных носителей информации.

 

Преимущество №9

 

Организация безопасной мобильной работы сотрудников с документами

 

СЭД позволяет организовать работу с документами через корпоративную сеть или через глобальную сеть Интернет без потери безопасности. Защищенный электронный документооборот – реальная возможность сегодняшнего дня. При этом можно легко внедрить удаленный режим работы для сотрудников или использовать мобильные приложения.

 

 

 

 

 

 

 

|Преимущество №10

 

Интеграция с офисными программами

 

СЭД система построена по модульному принципу. Таким образом, можно легко встраивать в систему новые блоки с нужными функциями - такими, например, как электронная почта, сканирование, электронные факсы и т. д. Офисные программы также легко интегрируются в СЭД.