Корзина
2 отзыва
Акция на Архивную обработку!    Архивная обработка
OSG Records Management
+7(727) 271 84 73
+7
701
506-90-94
Корзина

Архивный вопрос, Forbes о OSG

Как экономить деньги на хранении документов

Требования, предъявляемые к архивным хранилищам, очень высокие

В любом бизнесе документация растет в своем количестве постоянно. Она копится, заполняет шкафы, а после и целые кабинеты. Но что делать с архивом документов, когда его становится действительно много? На данный момент на рынке Казахстана существует несколько решений: организовать хранилище самостоятельно, как это делает часть компаний, нанять компанию, в портфель услуг которой входит хранение документов, или отдать это дело на аутсорсинг компании, которая занимается строго архивным делом.

Архивные компании на рынках СНГ появились 15 лет назад. Первой вышла на этот рынок компания OSG Records Management (ОСГ), которая открыла свой бизнес в России в 1998 году. Сегодня компания является одним из лидеров индустрии, предлагая свои услуги в России, Польше, Армении, Беларуси, Болгарии, на Украине и в Казахстане.

На казахстанский рынок компании посоветовали обратить внимание их международные клиенты. Это был 2004 год, и бизнес действительно испытывал проблемы растущего количества документов. Изучив рынок и проведя несколько переговоров, руководство ОСГ поняло, что пора начинать экспансию в Казахстане. О том, что решение стало верным говорят цифры. В настоящее время доля ОСГ на рынке Казахстана около 90%. Доход компании по итогам 2012 года составил 249,1 млн тенге (рост по сравнению с 2011 годом – 32%), чистая прибыль – 3,2 млн тенге (рост 28%).

«Первые наши клиенты, с которыми мы начали работать на казахстанском рынке, были международные компании, которые нас знали по другим регионам и доверяли, понимали концепцию вне офисного хранения, чего на тот момент в Казахстане толком никто не знал, как и не понимал концепции аутсорсинга хранения документов. Мы фактически формировали этот рынок, объяснив бизнесу, что это такое, почему это стоит делать, почему это безопасно и экономически оправдано», – рассказывает Михаил Бетин, генеральный менеджер «ОСГ Казахстан».

На формирование этого рынка не повлиял и кризис. Через несколько лет после того, как компания вышла на наш рынок, экономика страны подверглась кризисным явлениям, что не могло не сказаться на бизнесе ОСГ. Но при этом сказать, что компания ощутила на себе какое-то негативное воздействие кризиса, нельзя. С одной стороны, клиенты стали гораздо требовательнее к стоимости услуг из-за сокращения затрат, а с другой – именно внедряющиеся в компаниях системы по сокращению затрат и привели к ним новых клиентов. Компании поняли, что больше не могут содержать лишние помещения и сотрудников, поэтому начали отказываться от них в пользу ОСГ. Это оказалось не просто дешевле, но и эффективнее.

Подсчитать самостоятельно, во сколько бизнесу обходится хранение документации, далеко не самая прос­тая задача, поскольку этим может заниматься бухгалтер или офис-менеджер, а иногда это делают оба, но с разными категориями документов. В этом смысле удобнее отдать эти процессы на аутсорс, потому что там дают полный отчет по стоимости практически каждого движения.

При этом появляется возможность подобрать цену под свой бизнес, учитывая комплекс факторов: количество хранимых документов, активность этих документов (как часто к ним будут обращаться), требования по срокам доставки, по комплексу дополнительных услуг. «Как правило, наша работа заключается в том, что мы встречаемся с клиентами, понимаем их потребности, помогаем им самим понять, что им нужно. После такой встречи мы формируем индивидуальное ценовое предложение, которое включает весь спектр услуг, все отдельно указано, и клиент сам понимает, за что конкретно он платит», – говорит Михаил Бетин.

Архив архиву рознь

В настоящее время «ОСГ Казахстан» предлагает три концепции архивного хранилища: i-Архив, е-Архив, IT-Архив.

i-Архив – это хранение классических бумажных документов, но при этом это интеллектуальный архив, то есть у клиентов есть возможность через интернет заказывать документы и проверять их статус. е-Архив – это хранилище нового формата, облачного. По сути, это сканированные копии документов, с которыми через специальный веб-интерфейс с помощью своего логина и пароля можно работать, а именно печатать, создавать новые версии, делать примечание и т.п. Последний продукт – IT-Архив – это услуга резервного копирования данных с компьютеров и серверов компании. То есть вся информация, которая хранится в компании в режиме реального времени в зашифрованном и сжатом формате, отправляется в дата-центры группы компаний OSG в России и Польше, и в случае, если данные утеряны или повреждены, их можно быстро восстановить.

На данный момент наибольшей популярностью на казахстанском рынке пользуется i-Архив, но в то же время тенденции на рынке показывают, что бизнес ждет новых решений, использующих облачные технологии для хранения данных. «Перспективы этого направления очень хорошие. Опыт Польши и России, где у нас крупные офисы, показывает, что будущее за электронными услугами, за постепенным уходом от бумажных носителей. Все стремятся постепенно переходить на безбумажный офис, безбумажный документооборот», – рассказывает Михаил Бетин.

 

Компания ОСГ владеет около 90% рынка Казахстана. Но появление новых игроков не за горами

Вопрос ухода от бумажных документов обсуждается в индустрии архивного дела без малого уже около 10 лет. В самом начале все были уверены, что бумагу перестанут использовать для документов. Однако чем дальше, тем реже посещают экспертов такие мысли. Даже в странах Евросоюза, в США и Сингапуре, где электронные документы имеют полноценную юридическую силу, остается целая категория документов, которые должны быть на бумаге. Так, медицинские записи, документы на собственность, акции и обмен документами между компаниями осуществляются только в классическом формате. Аналитики компании ОСГ считают, что как минимум еще 10 лет потребность в бумажных носителях будет сохраняться, а облачные сервисы будут как дополнение.

Слово клиента – закон

Несмотря на то что офис и склад ОСГ находятся в Алматы, клиентская база географически не ограничена. «Что касается конкретных имен, то здесь есть конкретные ограничения: в бизнесе, связанном с хранением документов/данных, есть определенные требования конфиденциальности. Так что использовать имена наших клиентов мы не всегда можем. Но тем не менее мы работаем с аудиторами «большой четверки», с крупнейшими международными авиакомпаниями, которые осуществляют авиаперелеты в этот регион, с 90% международных банков, крупными казахстанскими банками, мобильными операторами, фактически с компаниями из самых разных сфер экономики», – отмечает Михаил Бетин. Потенциальным клиентом для ОСГ является каждая компания, так как в процессе работы у всех появляются новые документы. 

Часто получается так, что конкурентами для ОСГ становятся не столько архивные компании, сколько собственные потенциальные клиенты, создавшие собственную структуру. Они выбирают между своими помещениями, в которые они инвестировали достаточно много денег, и ОСГ. Отказ от собственной структуры – это большой шаг. На самом деле если открыть справочники или поискать в интернете, то найти компании, предлагающие услуги по хранению документов, можно, однако чаще это небольшие ИП.

Эксперты свою очередь утверждают, что до появления новых сильных игроков осталось совсем недолго. Бетин говорит, что так будет даже лучше, из-за того что наличие одного сильного игрока всегда хуже, чем наличие нескольких предложений.

https://forbes.kz/process/businessmen/arhivnyiy_vopros

Предыдущие статьи