Порядок организации сохранности документов_ вырезка из типовых правил

   Параграф 1. Порядок организации сохранности документов

      94. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляется следующие меры:
      1) по организации хранения документов, предусматривающие создание и развитие материально-технической базы (здание и помещения, средства хранения документов, оборудование, средства копирования и восстановления поврежденных документов и тому подобное);
      2) по созданию и соблюдению нормативных условий и параметров временного хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
      3) превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).
      95. Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. При организации хранения и создании соответствующих условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов и особенности их материальных носителей.
      96. Архив организации размещается в специальном или приспособленном для хранения архивных документов помещении.
      97. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.
      98. Помещение для архива организации состоит из:
      1) архивохранилища для хранения документов;
      2) комната для работы исследователей (читальный зал);
      3) рабочие комнаты для работников архива;
      4) комнаты для серверного и коммуникационного оборудования.
      Рабочие комнаты для работников и помещения для работы исследователей (читальный зал) изолируются от архивохранилищ.
      Архивохранилища, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируется специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя и в присутствии работника архива организации.
      99. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.
      Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения и гарантированы от затопления. Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается.
      100. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются. Печать (пломбир) вместе с ключами сдают на хранение дежурному по организации, охране или в установленное правилами внутреннего распорядка место.
      Вынос документов из архива организации за пределы здания осуществляется только по специальным пропускам в порядке, установленном руководителем организации.
      101. Помещения архива организации оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.
      102. В архивохранилищах прокладывается скрытая электропроводка, штепсельные розетки используются только в герметичном исполнении. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений архивохранилищ.
      103. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
      104. В архивохранилищах исключается применение огня, нагревательных приборов.

   Параграф 2. Порядок расстановки и хранения дел

      105. Документы в архивохранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами. Порядок расположения дел в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
      106. Архивохранилища оборудуются основными средствами хранения (стационарными или передвижными металлическими стеллажами). Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными средствами. В качестве вспомогательных средств хранения документов применяют металлические шкафы, сейфы.
      Для хранения фоно и видеодокументов стеллажи изготавливаются из неферромагнитного материала.
      107. Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон – с учетом особенностей помещений и оборудования, исключается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
      Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:
      1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
      2) между стеллажами (проход) – 75 см;
      3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см;
      4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см;
      5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.
      108. Документы размещают на стеллажах, в шкафах (сейфах) с использованием первичных защитных средств хранения (архивных коробок, папок, специальных футляров, пакетов и тому подобных) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.
      109. Дела с управленческой документацией на бумажных носителях информации размещают в картонных архивных коробках, папках или связках.
      В зависимости от оборудования и форматов чертежей научно-техническая документация может храниться в развернутом, сложенном или ином виде.
      110. Кинодокументы имеют защитные ракорды. Длина начального ракорда составляет 3 метра, длина конечного ракорда – 1,5-2 метра. На начальные и конечные ракорды наносится шифровка. Кинодокументы плотно наматываются в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу, без выступающих витков на торцах рулона. Направление намотки – с конца на начало.
      Фонодокументы на магнитной ленте оформляются ракордами разного цвета в зависимости от скорости воспроизведения записи. На начальный ракорд с нерабочей стороны наносится шифровка. Документ наматывается на сердечник рабочим слоем наружу (с высотой выступающих витков в рулоне не превышей 0,05 мм.). Направление намотки фонодокумента соответствуют вращению сматываемого рулона против часовой стрелки при воспроизведении на магнитофонах.
      Каждая единица хранения аудиовизуального документа помещается в индивидуальную негерметичную упаковку для исключения возможности проникновения влаги и пыли, попадания световых лучей, защиты от механических повреждений (без свободного перемещения документов внутри нее). Упаковки изготовляют из химически инертных, не содержащих хлора, азота материалов, препятствующих появлению биоповреждений, а также не вызывающих повреждений документов или прилипания к ним. Упаковка делится на первичную и вторичную. Применение первичной упаковки целесообразно лишь при отсутствии кондиционирования в условиях повышенной концентрации вредных газовых примесей и пыли.
      111. Кинодокументы упаковываются в обертку из тонкой бумаги или в многослойный пакет из полиэтилена, полиэтилентерефталата и в металлическую коробку. Размер пакета соответствует размеру рулона.
      Фотодокументы на пленке, фотобумаге, стеклянных фотопластинах упаковываются в конверты из черной светонепроницаемой бескислотной бумаги.
      Фонодокументы на магнитной ленте вкладываются в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.
      Видеофонограммы хранятся в специальной заводской упаковке из прочного полимерного материала.
      Аудиовизуальные документы на дисковых носителях укладываются в заводскую упаковку, а затем помещаются в коробочную тару.
      112. Документы на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах не размещаются.
      113. Все архивохранилища, а также стеллажи, шкафы (сейфы) и их полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы (сейфы) нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки – сверху вниз.
      114. В целях закрепления места хранения документов в архивохранилищах составляются постеллажные топографические карточки.
      Постеллажные топографические указатели по форме согласно приложению 14 к настоящим Правилам составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного архивохранилища.
      Изменения, происходящие в размещении документов, своевременно отражаются в постеллажных топографических карточках.
      115. При хранении электронных документов архив организации обеспечивается следующими основными техническими средствами:
      1) потоковыми сканерами, обеспечивающими надежный ввод информации;
      2) серверами, способными вести параллельную обработку запросов;
      3) высокопроизводительной (100 Мбит/c и более) вычислительной сетью, ориентированной на многопотоковый ввод и обработку текстовых, графических и аудиовизуальных документов;
      4) оборудованием, обеспечивающим высокопроизводительный и сверхнадежный доступ к поисковым данным системы;
      5) оборудованием переноса данных на компакт или магнитооптические диски;
      6) оборудованием резервного копирования на магнитную ленту;
      7) автоматизированными рабочими местами, ориентированными на обработку текстовой и графической информации;
      8) источником бесперебойного питания;
      9) принтерами и модемами новейших модификаций:
      10) оборудованием, обеспечивающим доступ к транспортной среде Единой системы электронного документооборота.
      116. Базовые (системные) программные средства архива электронных документов включают в себя:
      1) операционную сетевую среду и систему управления базой данных, ориентированную на обработку больших массивов данных;
      2) средства отображения и обработки данных;
      3) средства защиты от несанкционированного доступа и антивирусные средства.
      117. К специальным программным средствам для функционирования архива электронных документов организации относятся:
      1) средства эффективной поддержки систем управления постоянным поиском документов на электронных носителях информации;
      2) единые средства распознавания текстов на государственном и русском языках;
      3) средства, обеспечивающие единую технологию ввода информации в базу данных;
      4) средства оперативного поиска информации и средства оперативного анализа информации;
      5) средства разработки и оптимизации запросов пользователей;
      6) программные и аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа к информации архива электронных документов организации.

   Параграф 3. Порядок обеспечения режима хранения документов

      118. Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.
      Защита документов, дел обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):
      1) светового режима хранения;
      2) температурно-влажностного режима хранения;
      3) санитарно-гигиенического режима хранения.
      119. В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное).
      В архивохранилищах освещение может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается только рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
      120. В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий температурно-влажностный режим:
      1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17 – +19^ОС, относительная влажность воздуха 50-55%;
      2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15^ОС, относительная влажность воздуха 40-55%;
      3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2 – +5^ОС, относительная влажность воздуха 40-55%;
      4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18^ОС, относительная влажность воздуха – 45–65 %;
      5) для документов на электронных носителях информации – температура +15 – +20^ОС, относительная влажность воздуха 50-65%.
      121. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления здания организации, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха в архивохранилищах.
      122. Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов. В кондиционируемых помещениях измерение параметров осуществляется два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.
      Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией.
      Исключается резкое колебание температуры и влажности в архивохранилищах.
      123. Все помещения архива организации содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
      В архивохранилищах обеспечивается циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
      Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
      В архивохранилищах пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов исключается.
      124. В архивохранилищах необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, первичных средств хранения документов. При этом полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются двухпроцентным водным раствором формалина.
      125. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и архивохранилища подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
      При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами санитарно-эпидемиологической службы.
      126. Документы постоянного хранения с выявленными физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы, отслоение эмульсионного слоя, трещины, царапины и так далее) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов. В данном журнале (данной карточке учета) фиксируются виды специальной обработки, необходимые для восстановления документов (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование, перевод в электронный формат и так далее), и указываются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.
      127. Независимо от ценности и сроков хранения немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела, документы которых поражены плесенью и насекомыми.