Архивация документов: правила, методы и преимущества

Архивное хранение

Архивация документов – это процесс систематизации, хранения и защиты бумажной и цифровой документации. Компании, учреждения и государственные организации используют архивирование для упрощения доступа к информации, защиты данных и соблюдения юридических норм.

В этой статье рассмотрим основные принципы архивации, ее виды, методы и преимущества, а также расскажем, как организовать эффективное архивное хранение.

Что такое архивация документов

Архивация – это процесс упорядоченного хранения документов с целью их длительного сохранения и удобного доступа. В архив передаются документы, которые больше не используются в ежедневной работе, но могут понадобиться в будущем.

Основные цели архивирования:
✔️ Упорядочивание хранения документов
✔️ Снижение нагрузки на офисные архивы
✔️ Защита документов от повреждений и утери
✔️ Соблюдение юридических норм и регламентов

Виды архивации документов

В зависимости от формы хранения документы можно архивировать на бумажных носителях или в цифровом формате.

Бумажное архивирование

Этот метод применяется для хранения оригиналов договоров, бухгалтерских документов, юридических актов, медицинских карт и других важных бумаг.

🔹 Преимущества:

• Юридическая значимость оригиналов
• Возможность физического доступа

🔹 Недостатки:

• Требует много места
• Риск повреждения или утери

Электронное архивирование

Включает сканирование бумажных документов и хранение их в цифровом формате.

🔹 Преимущества:

• Экономия пространства
• Быстрый поиск и доступ
• Защита от физического повреждения

🔹 Недостатки:

• Требует вложений в ПО и оборудование
• Необходимость кибербезопасности

Методы архивирования документов

Правильная организация архивации повышает эффективность работы компании. Рассмотрим основные методы:

По сроку хранения

🔸 Краткосрочное хранение (до 3 лет) – используется для оперативных документов, которые вскоре могут быть утилизированы.
🔸 Среднесрочное хранение (3–10 лет) – для бухгалтерских отчетов, кадровых документов, договоров.
🔸 Долгосрочное хранение (более 10 лет) – включает юридически значимые бумаги, исторические документы, финансовые отчеты.

По форме организации хранения

✔️ Хранение в офисе – актуально для небольших компаний.
✔️ Передача в профессиональный архив – позволяет надежно защитить документы и сэкономить место.
✔️ Цифровая архивация – конвертация в электронный вид и хранение в облачных сервисах.

По степени доступа

📌 Открытый архив – для сотрудников компании.
📌 Закрытый архив – доступ только для уполномоченных лиц.
📌 Секретный архив – хранение документов особой важности с усиленной защитой.

Как правильно организовать архив

Организация архивации зависит от объемов документов, но есть несколько ключевых принципов:

🔹 Сортировка – документы группируются по типам и срокам хранения.
🔹 Каталогизация – присваивание номеров, создание реестров.
🔹 Обеспечение безопасности – защита от пожаров, влаги, несанкционированного доступа.
🔹 Регулярное обновление – удаление неактуальных документов, внесение новых.

Юридические нормы и правила хранения

Законодательство требует соблюдения определенных норм по хранению документации. В Казахстане архивное хранение регулируется:
📜 Законом «Об архивном деле»
📜 Налоговым кодексом – регламентирует сроки хранения бухгалтерских документов
📜 Трудовым кодексом – устанавливает сроки хранения кадровых документов

Преимущества профессионального архивного хранения

Передача документов в специализированный архив – это возможность избавиться от проблем, связанных с хранением.

Почему это выгодно?
✅ Освобождение офисного пространства
✅ Профессиональная защита от потерь и повреждений
✅ Возможность быстрого восстановления документов
✅ Полное соответствие законодательным требованиям

📌 Архивное хранение с ОСГ Рекордс Менеджмент в Алматы

Компания ОСГ Рекордс Менеджмент предлагает услуги профессионального архивного хранения документов в Алматы.

📦 Что входит в услуги?
✔️ Физическое и цифровое хранение
✔️ Организация и каталогизация документов
✔️ Охраняемые архивные помещения
✔️ Быстрый доступ и выдача документов по запросу
✔️ Полное соответствие законодательным нормам

📍 Обеспечьте надежное хранение ваших документов – доверьтесь профессионалам! Свяжитесь с ОСГ Рекордс Менеджмент уже сегодня!