Нужно ли сдавать документы в архив

Нужно ли сдавать документы в архив: зачем это делать и какие выгоды можно получить

Вопрос хранения документов актуален как для бизнеса, так и для государственных учреждений и частных лиц. Со временем бумажные носители накапливаются, занимая полезное пространство, но выбросить их нельзя из-за юридической значимости. Именно поэтому организации сталкиваются с необходимостью сдачи документов в архив.

В этой статье разберем, какие документы подлежат архивному хранению, зачем это нужно, какие есть нормативные требования и как можно упростить процесс за счет профессиональных архивных услуг.

Какие документы нужно сдавать в архив

Согласно законодательству, каждая организация должна хранить определенные документы в течение установленного срока. В архив передаются:

1. Кадровые документы – личные дела сотрудников, приказы о приеме, увольнении, трудовые договоры, расчетные ведомости по зарплате.

2. Финансовые документы – бухгалтерские балансы, налоговые отчеты, счета-фактуры, платежные поручения, накладные.

3. Юридическая документация – уставные документы, протоколы собраний, договоры, лицензии, судебные акты.

4. Производственная и техническая документация – чертежи, проектные планы, патенты, технологические карты.

5. Документы на имущество – акты приема-передачи, договора аренды, купли-продажи.

Сроки хранения различаются. Например, кадровые документы, связанные с трудовой деятельностью, хранятся от 50 до 75 лет, налоговая отчетность – 5 лет, а бухгалтерские книги – от 5 до 10 лет.

Зачем сдавать документы в архив

1. Соответствие законодательству

Законы о бухгалтерском и кадровом учете требуют обязательного хранения документов. За нарушение сроков предусмотрены штрафы и другие санкции.

2. Освобождение офисного пространства

Архивные документы занимают много места, которое можно использовать более эффективно. Хранение в специально оборудованных помещениях освобождает офис от лишней бумаги.

3. Сохранность документов

Со временем бумага портится, чернила выцветают, а механические повреждения могут привести к утрате важных сведений. Архивное хранение обеспечивает защиту от влаги, огня, пыли и кражи.

4. Быстрый доступ к информации

Если документы систематизированы и хранятся в архиве, их легко найти при необходимости. В случае проверки или аудита это позволяет сэкономить время.

5. Конфиденциальность

Некоторые документы содержат персональные данные или коммерческую тайну. Профессиональное архивное хранение гарантирует защиту информации.

Сдать документы в архив

Процесс передачи документации в архив включает несколько этапов:

1. Отбор документов – сортировка по сроку хранения и степени важности.

2. Оформление архивных описей – составление списка передаваемых документов.

3. Упаковка – размещение в архивных папках, коробках или контейнерах.

4. Транспортировка – доставка в специализированный архив.

5. Хранение – размещение в защищенных хранилищах с учетом температурного режима и влажности.

Архивное хранение: самостоятельно или с помощью профессионалов

Некоторые компании пытаются организовать архив своими силами, но это требует значительных затрат на оборудование помещений, систему учета, персонал. Более выгодным решением является передача документов на хранение специализированным организациям.

Преимущества обращения к профессиональному архивному оператору

• Соблюдение всех норм хранения – специально оборудованные помещения, защита от влаги, огня, постороннего доступа.

• Оптимизация пространства – компания не тратит площади и ресурсы на поддержание архива.

• Оперативный доступ – документы легко найти по запросу, возможна цифровая копия.

• Конфиденциальность и защита – персональные данные и коммерческая информация под надежной охраной.

Услуги хранения документов в Алматы

Архивное хранение документов в Алматы от компании ОСГ Рекордс Менеджмент

Компания ОСГ Рекордс Менеджмент предлагает профессиональные услуги хранения документов в Алматы. Мы обеспечиваем надежную защиту, систематизацию и удобный доступ к архивной документации.

Наши услуги:
✅ Хранение документов в защищенных архивных помещениях
✅ Сканирование и цифровизация
✅ Сортировка, учет и каталогизация
✅ Безопасное уничтожение документов по истечении срока хранения

📞 Свяжитесь с нами для консультации:
Мы поможем вам освободить офисное пространство, защитить важные документы и упростить управление архивом!