Архивная обработка документов: зачем нужна и как организовать правильно

Архивное хранение обработка документов

Архивная обработка документов — это важный этап в управлении деловой документацией, который позволяет обеспечить систематизацию, сохранность и доступность информации как в текущей работе компании, так и в долгосрочной перспективе. Грамотно организованная архивная обработка снижает риски потери данных, упрощает доступ к необходимой информации и обеспечивает соблюдение требований законодательства.

Что включает в себя архивная обработка документов

Архивная обработка — это не просто упаковка старых бумаг в коробки. Это комплекс мероприятий, включающий:

• сортировку документов по видам и срокам хранения;

• проверку полноты дел;

• удаление дубликатов и ненужных копий;

• составление описи и классификации;

• подшивку и оформление дел;

• архивное шифрование (присвоение уникального номера);

• упаковку и передачу в архив;

• при необходимости — оцифровку.

Каждый этап требует внимания к деталям и знаний архивного законодательства, что особенно актуально для организаций, работающих с конфиденциальной, бухгалтерской или юридической информацией.

Архивно техническая обработка документов

Зачем нужна архивная обработка

1. Соблюдение нормативных требований
   По законодательству (например, в соответствии с правилами Росархива и другими нормативными актами), юридические лица обязаны хранить документы, связанные с хозяйственной деятельностью, в течение определённых сроков: от 3 до 75 лет, а некоторые — бессрочно.

2. Снижение затрат
   Регулярная архивная обработка позволяет освободить рабочие помещения от лишней бумаги и сократить расходы на хранение. Бумажные носители, которые не имеют юридической значимости, могут быть списаны и утилизированы по акту.

3. Повышение эффективности работы
   Упорядоченные архивы обеспечивают быстрый поиск нужной информации и экономят время сотрудников. Это особенно важно при проверках, судебных разбирательствах или подготовке отчетности.

4. Обеспечение безопасности информации
   Корректная архивная обработка гарантирует защиту данных от утраты, повреждения или несанкционированного доступа.

Какие документы подлежат архивной обработке

• бухгалтерские и налоговые документы;

• кадровая документация (приказы, личные дела, трудовые договоры);

• договоры, контракты, акты;

• протоколы совещаний, заседаний;

• документы по охране труда и технике безопасности;

• производственная и технологическая документация;

• юридическая и патентная документация.

Сроки хранения документов

Все документы делятся на группы по сроку хранения:

• краткосрочные (от 1 года до 10 лет);

• долговременные (от 10 лет и выше);

• постоянного хранения (не подлежат уничтожению).

Срок хранения зависит от типа документа и установлен государственными стандартами, в частности, "Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения".

Архивная обработка в бумажном и электронном виде

Современные реалии требуют не только бумажного, но и цифрового архивирования. Оцифровка и внедрение электронного документооборота позволяют:

• освободить физическое пространство;

• ускорить доступ к архивным документам;

• обеспечить защиту от физического износа;

• организовать автоматический контроль сроков хранения.

Однако стоит помнить: даже при наличии цифровой копии многие документы требуется сохранять в бумажной форме в течение определенного периода.

Кто выполняет архивную обработку

Архивная обработка может осуществляться:

• внутри организации — силами специалистов по документообороту или архивистов;

• с привлечением аутсорсинговых компаний, предоставляющих услуги архивной обработки «под ключ».

Второй вариант всё чаще выбирается компаниями, поскольку он позволяет сократить нагрузку на сотрудников и гарантирует соответствие требованиям нормативных актов.

Услуги архивной обработки документов

Преимущества профессиональной архивной обработки

• экономия времени и ресурсов;

• минимизация риска штрафов за нарушение правил хранения;

• сохранность дел в случае переезда, аудита или реорганизации;

• создание единого архива, структурированного по отраслям деятельности;

• сопровождение уничтожения документов по срокам хранения.

Оказание услуг по архивной обработке документов

Архивная обработка документов — это не формальность, а важный процесс, влияющий на безопасность, юридическую защищенность и эффективность бизнеса. Она позволяет навести порядок в документации, оптимизировать хранение и быть готовыми к любым проверкам. Независимо от размера компании, регулярная и профессиональная работа с архивами — инвестиция в стабильность и прозрачность деятельности.