Правила утилизации документов

Правила утилизации документов в Казахстане: как избавиться от бумаг без нарушений и рисков

Зачем нужна утилизация документов

Каждая компания, государственная организация или даже частное лицо в процессе своей деятельности накапливает большое количество документов: бухгалтерская отчетность, кадровые данные, договоры, счета, личные дела, анкеты клиентов. Со временем такие документы теряют актуальность, но продолжают занимать место в офисах и архивах. Более того, многие из них содержат конфиденциальную информацию, раскрытие которой может привести к финансовым потерям, юридическим рискам и нарушению законодательства. Именно поэтому утилизация документов — важная и обязательная процедура.

Хранение и утилизация документов

Что говорит законодательство Казахстана

В Казахстане вопросы хранения, архивирования и уничтожения документов регулируются следующими нормативными актами:

• Закон РК «Об архивном деле»

• Правила организации документооборота и архивного хранения

• Гражданский кодекс

• Налоговый кодекс РК

• Закон «О персональных данных и их защите»

Согласно законодательству, организации обязаны соблюдать сроки хранения документов, определённые типовыми перечнями. После истечения этих сроков документы должны быть либо переданы в государственный архив (если они представляют историческую ценность), либо утилизированы установленным порядком.

Какие документы подлежат утилизации

• Документы с истёкшим сроком хранения

• Документы, утратившие юридическую силу

• Черновики, дубликаты, копии

• Финансово-хозяйственные отчеты, счета, накладные

• Устаревшие кадровые документы

• Данные клиентов, сотрудников, партнёров, утратившие актуальность

Важно: перед утилизацией необходимо убедиться, что документы действительно не подлежат дальнейшему хранению, и их уничтожение не противоречит архивным и налоговым требованиям.

Основные этапы утилизации документов

1. Экспертиза ценности документов
На этом этапе проводится проверка документов на предмет их архивной, юридической или исторической значимости. Решение об уничтожении принимается экспертной комиссией, утверждённой в организации.

2. Составление акта на уничтожение
Для легитимной утилизации необходимо оформить акт списания документов, в котором указывается наименование, количество и категории документов, а также основание для уничтожения.

3. Подготовка к уничтожению
Документы извлекаются из архивов, регистраторов, папок. При необходимости проводится предварительное измельчение или сортировка.

4. Физическое уничтожение
Чаще всего используется механическое измельчение (шредирование), а также сжигание или размол в специальных установках. Способ выбирается с учётом уровня конфиденциальности данных.

5. Подтверждение утилизации
После уничтожения составляется акт о выполненных работах, который подписывается исполнителем и представителем компании. Это юридическое подтверждение того, что документы действительно уничтожены.

Требования к уничтожению персональных данных

Согласно Закону РК «О персональных данных», при утилизации документов, содержащих личную информацию (ФИО, ИИН, адреса, банковские реквизиты и пр.), необходимо обеспечить невозможность восстановления или доступа к этим данным после уничтожения. Это особенно важно для:

• Медицинских учреждений

• Финансовых организаций

• Учебных заведений

• Онлайн-сервисов и колл-центров

• HR-отделов и кадровых агентств

Ответственность за нарушение порядка утилизации

Несоблюдение правил утилизации может повлечь:

• Административную или уголовную ответственность

• Утечку коммерческой и личной информации

• Штрафы от контролирующих органов

• Потерю доверия со стороны клиентов и партнёров

Кому доверить утилизацию документов

Организациям и компаниям в Казахстане рекомендуется обращаться к профессиональным операторам, которые имеют оборудование, персонал, лицензии и опыт в обращении с конфиденциальной информацией.

Услуга утилизации документов

ОСГ Рекордс Менеджмент — ваш надёжный партнёр по утилизации документов в Алматы

Компания ОСГ Рекордс Менеджмент — ведущий оператор в области управления корпоративной информацией, хранения и утилизации документов в Казахстане. Мы предоставляем полный спектр услуг по безопасному уничтожению бумажных носителей, соблюдая все законодательные нормы и стандарты конфиденциальности.

Почему выбирают ОСГ:

• Профессиональная экспертиза ценности документов

• Составление всех необходимых актов и документации

• Утилизация с полным соблюдением норм закона

• Использование промышленного шредерного оборудования

• Выездная утилизация с мобильной техникой — на вашей территории

• Безопасное уничтожение данных на бумаге и электронных носителях

• Гарантия невосстановимости информации

• Заключение договора и предоставление актов о выполненных работах

Упростите документооборот, освободите пространство и защитите бизнес от рисков — передайте утилизацию в надежные руки.

Закажите утилизацию документов с гарантией конфиденциальности уже сегодня!