Архивация бухгалтерских документов: зачем нужна и как правильно организовать

Архивация и хранение документов

Архивация бухгалтерских документов – это процесс систематизации, хранения и учета финансовой документации предприятия. Любая организация, ведущая хозяйственную деятельность, обязана не только правильно оформлять бухгалтерские документы, но и сохранять их на установленный законодательством срок. Грамотная архивация обеспечивает сохранность информации, позволяет быстро находить нужные бумаги и снижает риски при проверках.

Почему архивация так важна

Бухгалтерская документация – основа финансовой отчетности и доказательная база при взаимодействии с налоговыми и контролирующими органами. В архивах хранятся:

• первичные документы (счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные, платежные поручения);

• бухгалтерские книги и регистры;

• отчетность за определенные периоды;

• кадровая документация, связанная с расчетами по заработной плате.

Без упорядоченного хранения компания рискует столкнуться с проблемами: затруднением поиска нужного документа, штрафами при проверке, а также потерей важной информации.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Законодательство определяет минимальные сроки хранения:

• бухгалтерские отчеты и регистры – не менее 5 лет;

• налоговые документы – 5 лет после сдачи декларации;

• кадровые документы – до 50–75 лет (в зависимости от вида);

• документы по основным средствам – в течение всего срока их эксплуатации плюс 5 лет после списания.

Соблюдение этих сроков – не формальность, а обязанность каждой компании.

Виды архивного хранения

Архивация может быть организована двумя способами:

1. Внутренний архив предприятия. Документы хранятся в специально выделенном помещении с учетом правил безопасности: поддерживается оптимальная температура, влажность, ограничивается доступ посторонних лиц.

2. Передача на аутсорсинг. Компания передает документацию профессиональному оператору архивации, который берет на себя хранение, учет и систематизацию.

Как правильно организовать архив

Чтобы архив выполнял свою функцию, необходимо:

• провести инвентаризацию и сортировку документов по типам;

• распределить их по делам и папкам;

• составить описи и реестры для удобного поиска;

• обеспечить правильные условия хранения (отсутствие влаги, плесени, защиты от пожаров);

• использовать современные решения – цифровизацию и электронные архивы.

Цифровая архивация и новые технологии

Современные компании все чаще переходят на электронный документооборот. Это не отменяет обязанность хранить оригиналы, но позволяет сократить бумажные потоки и упростить поиск. Цифровая архивация дает возможность:

• хранить документы в электронном виде;

• быстро находить нужные файлы по ключевым параметрам;

• защитить данные от физического износа.

Кому доверить архивацию в Алматы

Организация архива своими силами требует времени, ресурсов и специальных знаний. Оптимальное решение – доверить этот процесс профессионалам.

Компания ОСГ Рекордс Менеджмент в Алматы предлагает полный комплекс услуг по архивации бухгалтерских документов:

• хранение в специализированных архивных хранилищах;

• систематизацию и учет документации;

• разработку и ведение архивных описях;

• услуги по цифровизации и электронному хранению;

• безопасную утилизацию документов с истекшими сроками хранения.

Сотрудничая с ОСГ Рекордс Менеджмент, вы получаете надежность, соблюдение законодательства и гарантированную сохранность документов.