Какие документы можно сдать в архив

Какие документы можно сдать в архив: разъяснения для организаций Казахстана

Архивное хранение документов — не просто формальность, а важный элемент управления делопроизводством в любой организации. Согласно законодательству Казахстана, предприятия и ИП обязаны обеспечивать сохранность документов, содержащих юридическую, финансовую и историческую ценность. Когда срок активного использования документов истекает, они подлежат передаче в архив для временного или постоянного хранения.

Хранение и архивная обработка документов

В архив можно передавать широкий спектр документов, в зависимости от их содержания и срока хранения. Все они делятся на несколько категорий.

1. Управленческие документы

Это документы, отражающие деятельность предприятия и взаимодействие с другими организациями:

• приказы, распоряжения, протоколы совещаний;

• договоры, соглашения, контракты;

• деловая переписка;

• акты проверок, отчеты о деятельности.

Такие документы обычно хранятся от 5 до 10 лет, а отдельные — постоянно, если имеют юридическую значимость.

2. Кадровые документы

К этой категории относятся все бумаги, связанные с трудовыми отношениями:

• личные дела сотрудников;

• трудовые договоры и приказы по кадрам;

• табели учета рабочего времени;

• документы по отпуску, премиям, увольнению и т.д.

Срок хранения кадровых документов в Казахстане — от 5 до 75 лет, в зависимости от вида. Например, личные дела сотрудников подлежат долговременному хранению, так как могут потребоваться при подтверждении стажа или пенсионных выплат.

3. Финансово-бухгалтерские документы

Они являются одной из самых объемных категорий:

• бухгалтерские балансы, книги учета, ведомости;

• счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ;

• отчеты о движении денежных средств, налоговые декларации;

• банковские выписки и платежные поручения.

Срок хранения таких документов — от 5 до 10 лет, в зависимости от требований Налогового кодекса РК и внутренних регламентов.

4. Правоустанавливающие документы

Это уставы, лицензии, свидетельства, сертификаты, регистрационные документы — они подтверждают право собственности, статус компании, право на деятельность.
Эти документы, как правило, имеют постоянный срок хранения.

5. Проектно-техническая документация

Для строительных и инженерных компаний актуальна передача на хранение чертежей, схем, технических паспортов, актов ввода в эксплуатацию, проектных решений.
Такие материалы подлежат длительному или бессрочному хранению, поскольку они могут потребоваться при реконструкции, ремонте или проверке объектов.

6. Архив электронных документов

В Казахстане активно развивается система электронного документооборота, и сегодня архивированию подлежат не только бумажные, но и цифровые носители.
Это могут быть:

• электронные договоры с ЭЦП;

• бухгалтерские документы в цифровом виде;

• электронные кадровые документы;

• сканированные копии оригиналов.

Архивирование электронных документов требует соблюдения требований по защите информации и гарантии неизменности данных.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Перед передачей в архив проводится экспертиза ценности документов, в ходе которой определяются сроки хранения и выделяются документы для уничтожения. После этого выполняется систематизация, формирование дел, нумерация листов и составление описи. Только после этого документы передаются в архив или специализированную компанию.

Почему важно соблюдать правила архивного хранения

Неправильное ведение архивов может привести к:

• утрате ценных документов;

• штрафам со стороны контролирующих органов;

• невозможности подтвердить юридические факты (например, при спорах или проверках).

Организация архива — это не просто обязанность, но и способ систематизировать работу с документами, снизить риски и повысить эффективность управления.

Архивная обработка и хранение документов в Алматы

Компания «ОСГ Рекордс Менеджмент» предлагает полный комплекс услуг по архивной обработке, систематизации, оцифровке и хранению документов в Алматы и по всему Казахстану.

Услуги компании включают:

• проведение экспертизы ценности документов;

• подготовку и оформление архивных дел;

• безопасное хранение в специально оборудованных архивных помещениях;

• электронный архив с быстрым доступом к данным;

• уничтожение документов по истечении срока хранения с оформлением акта.

ОСГ Рекордс Менеджмент — это надежный партнер для государственных учреждений, банков, производственных и торговых компаний, обеспечивающий конфиденциальность, точность и соблюдение всех архивных норм.

📞 Обращайтесь в «ОСГ Рекордс Менеджмент» в Алматы — доверьте архивные заботы профессионалам и сосредоточьтесь на развитии вашего бизнеса!