Начать продавать на Satu.kz
Корзина
4 отзыва
Мы поможем Вашему архиву!К услугам
Архивная обработка документов | ОСГ Рекордс Менеджмент
+7 (701) 712-76-78
Корзина

Что входит в хранение документов в архиве

Что входит в хранение документов в архиве: полный обзор процесса

Хранение документов в архиве — это сложный и ответственный процесс, который предполагает не только физическое размещение бумажных или электронных носителей, но и их систематизацию, защиту от повреждений и обеспечение доступа к информации. Для организаций, которые сталкиваются с большими объемами документации, профессиональное архивное хранение становится неотъемлемой частью их деятельности.

В этой статье рассмотрим, что входит в услугу хранения документов в архиве, как организовать архивирование, какие виды хранения существуют, и какие преимущества это дает компаниям.

Основные этапы хранения документов

  1. Прием документов
    Этот этап включает сбор документов у клиента и их транспортировку в архив. Для этого специалисты проводят предварительную оценку объема и состояния документации. Все документы могут быть упакованы в специальные коробки или контейнеры, что обеспечивает их сохранность при перевозке.

  2. Инвентаризация и учет
    После доставки документации в архив проводится инвентаризация, в ходе которой документы регистрируются в специальной учетной системе. Каждому документу или группе документов присваивается уникальный идентификатор, что облегчает их последующий поиск.

  3. Классификация и систематизация
    Документы группируются по категориям, таким как:

    • Финансовая документация (счета, накладные, платежные поручения).
    • Юридическая документация (договора, соглашения).
    • Кадровая документация (личные дела сотрудников, приказы).
      Классификация документов проводится в соответствии с требованиями нормативных актов и внутренними стандартами компании.
  4. Физическое размещение
    Хранение документов в архивеВ архиве документы размещаются на стеллажах или в специальных шкафах. Для удобства хранения и быстрого поиска они могут быть распределены по секциям и отделам. Важно обеспечить оптимальные условия хранения:

    • Температурный режим от +17 до +20 °C.
    • Влажность воздуха 50–60%.
    • Защиту от пыли, света и других внешних воздействий.
  5. Обеспечение безопасности
    Документы могут содержать конфиденциальную информацию, поэтому важную роль играет обеспечение их безопасности. Для этого используются:

    • Системы видеонаблюдения и контроля доступа.
    • Противопожарные системы.
    • Специальные сейфы для хранения особо ценных документов.
  6. Обеспечение доступа к документам
    Одной из ключевых функций архива является обеспечение доступа к хранимым документам. Это может быть как физический доступ к оригиналам, так и предоставление цифровых копий. Для ускорения поиска применяются электронные базы данных, в которых содержится информация о местонахождении каждого документа.

  7. Оцифровка документов
    Многие компании предпочитают оцифровывать свою документацию для удобства работы с ней. Оцифровка включает сканирование документов и создание электронного архива, который может использоваться параллельно с бумажным хранилищем.

  8. Сроки хранения документов
    В зависимости от типа документации устанавливаются различные сроки хранения. Например:

    • Первичные бухгалтерские документы хранятся 5 лет.
    • Личные дела сотрудников — 75 лет.
    • Нормативные документы — постоянно.
      Специалисты архива ведут учет сроков хранения и своевременно проводят изъятие устаревших документов.
  9. Уничтожение документов
    Когда истекает срок хранения документов, их можно уничтожить в соответствии с установленными нормами. Для этого используется метод шредирования (измельчения), после чего клиенту выдается акт об уничтожении.

Виды хранения документов

  1. Физическое архивное хранение
    Это наиболее распространенный вид хранения, при котором документы размещаются в специально оборудованных архивах.

  2. Электронное хранение
    Оцифрованные документы хранятся в виде электронных файлов в облачных хранилищах или на серверах. Этот вариант удобен для быстрого доступа и минимизирует необходимость использования бумажных носителей.

  3. Комбинированное хранение
    В этом случае часть документов хранится в бумажном виде, а часть — в электронном. Такой подход позволяет оптимизировать процесс работы с документацией.

Преимущества профессионального хранения документов

  1. Сохранность документов
    Архивы оборудованы системами климат-контроля и безопасности, что исключает риск повреждения или утраты документации.

  2. Оптимизация рабочего пространства
    Хранение больших объемов документации в офисе требует много места. Передача документов на хранение в архив освобождает пространство для более эффективного использования.

  3. Хранение документов в архивеУскорение поиска информации
    Систематизация и учет документов позволяют быстро находить нужную информацию, что повышает оперативность работы компании.

  4. Снижение рисков
    Профессиональный подход к хранению и защите документов снижает риски утраты ценных бумаг или конфиденциальной информации.

  5. Соответствие законодательным требованиям
    Специалисты архивов знают требования законодательства о хранении документов и обеспечивают их соблюдение. Это исключает возможные штрафы и претензии со стороны контролирующих органов.

Архивное хранение документов

Хранение документов в архиве — это не просто их складирование, а целый комплекс мероприятий, направленных на систематизацию, сохранность и доступность информации. Компании, которые выбирают профессиональное архивное хранение, получают ряд преимуществ: от экономии рабочего пространства до минимизации рисков утраты документации. В условиях современного делового мира эффективная работа с документами — залог успеха и устойчивости бизнеса.

Другие статьи