Сдача документов на хранение в архив

Сдача документов в архив организации

Сдача документов на хранение в архив: важность, правила и преимущества

Документооборот – неотъемлемая часть работы любой компании, независимо от ее сферы деятельности. Однако с годами объем бумажных документов увеличивается, занимая полезное пространство и создавая сложности в поиске нужных данных. В таких случаях наиболее эффективное решение – сдача документов на архивное хранение. Этот процесс позволяет освободить офисное пространство, систематизировать важную документацию и обеспечить ее сохранность в соответствии с законодательными нормами.

Зачем необходимо архивное хранение документов?

Архивное хранение – это не просто складирование бумаг, а комплексный процесс, включающий систематизацию, защиту и учет документации. Компании обращаются к архивным услугам по нескольким причинам:

1. Соблюдение законодательства – многие документы необходимо хранить на протяжении нескольких лет (от 3 до 75 лет в зависимости от типа документа).
2. Экономия пространства – освобождаются рабочие помещения от ненужных бумаг.
3. Повышение безопасности – специализированные архивные помещения обеспечивают защиту от пожаров, затоплений, краж и других рисков.
4. Упрощение работы с документами – архивные компании предлагают услуги быстрой цифровизации и поиска документов.

Какие документы можно сдать в архив?

На хранение в архив можно передавать практически все виды документации, включая:

• Финансовые и бухгалтерские документы (счета, накладные, отчеты, налоговые декларации).
• Кадровые документы (личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы).
• Юридические документы (договоры, лицензии, судебные акты).
• Технические и проектные документы (чертежи, схемы, спецификации).
• Медицинские карты и истории болезни (для клиник и медицинских учреждений).

Порядок сдачи документов в архив

Сдача документов в архив включает несколько этапов:

1. Подготовка документации

Прежде чем отправить бумаги на хранение, необходимо:

• Провести инвентаризацию.
• Упорядочить и рассортировать документы.
• Упаковать их в архивные коробки или папки.

2. Передача в архив

Документы транспортируются в специализированное хранилище, где проводится их приемка, учет и размещение на стеллажах.

3. Архивная обработка

На этом этапе сотрудники архива:

• Индексируют документы.
• Создают каталоги для удобного поиска.
• Определяют сроки хранения.

4. Доступ к документам

В случае необходимости клиент может запросить оригиналы или цифровые копии документов. Современные архивные компании предоставляют удобные онлайн-сервисы для поиска и заказа сканированных копий.

Сдача документов в архив на постоянное хранение

Преимущества сдачи документов на хранение в специализированный архив

• Сохранность – архивы оборудованы системами пожаротушения, климат-контроля и охраны.
• Оптимизация бизнес-процессов – сотрудники больше не тратят время на поиск бумаг.
• Соответствие законодательным требованиям – архивные компании хранят документы в соответствии с ГОСТами и нормативами.
• Конфиденциальность – доступ к документам строго регулируется.

Архивное хранение документов от компании ОСГ Рекордс Менеджмент в Алматы

Если вам необходимо организовать безопасное и профессиональное архивное хранение документов, обратитесь в ОСГ Рекордс Менеджмент – первую международную компанию в Казахстане, специализирующуюся на учете и хранении архивных документов.

📌 Почему выбирают нас?
✔ Экономия 20% – наши цены ниже рыночных.
✔ Премиальные архивные помещения класса "А", соответствующие всем требованиям законодательства.
✔ Надежность подтверждена сертификатами – гарантируем полную сохранность ваших документов.
✔ Большой опыт в архивном деле – знаем, как организовать хранение эффективно и безопасно.

🔹 Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы узнать больше о возможностях архивного хранения и оптимизировать работу вашей компании!